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Mejora la gestión de los RRHH con analytics, análisis de datos Self Service y cuadros de mando

· data analytics,cuadros de mando

Habitualmente las organizaciones se enfrentan a la complejidad que suele ser inherente a su tamaño. Los departamentos, las filiales o los países hacen que la gestión de los RRHH sea compleja. Para facilitar la toma de decisiones en el día a día, muchos sistemas de información registran datos y los almacenan. La visualización de datos se integra en los sistemas de información para que el dato recorra el “último kilómetro” hasta el usuario final. Esta integración de la información en visualizaciones o en cuadros de mando para RRHH proporciona una visión en tiempo real del “ecosistema” de dicho departamento y además, ofrece un apoyo a la toma de decisiones sin precedentes.

Alrededor del 70% de los gastos operativos de una empresa están dedicados a los empleados. Así pués, el departamento de RRHH controla el centro de costes más importante de la mayor parte de las empresas. Por eso, es uno de los departamentos más interesados en equiparse de herramientas potentes e innovadoras que le permitan comprender toda su actividad. Sin embargo, todavía estamos lejos de una práctica generalizada de análisis empresarial e integración de cuadros de mando de RRHH en las empresas.

En su estudio "Tendencias Globales de Capital Humano 2017", Deloitte afirma que la aplicación de la analítica de datos en las empresas no sólo va a tener un impacto en la gestión y en los procesos de las empresas, si no que también va a afectar a la toma de decisiones de RRHH y a sus procesos como los procesos de selección o las evaluaciones de desempeño que podrían pasar a hacerse de forma permanente y continua.

Tomemos el caso de una empresa de prestación de servicios (tipo ETT) que necesite saber qué disponibilidad de personal va a tener en un determinado horizonte temporal. La analítica de datos le ayudará a definir un modelo predictivo de dicha capacidad que tendrá en cuenta todas las variables que suelen afectar a las bajas o permisos como pueden ser los festivos o por ejemplo la incidencia de enfermedades que generan bajas en la empresa en determinadas épocas del año.

El cuadro de mando de RRHH

Un estudio de ADP estima que el 58% del tiempo que dedica el departamento de RRHH se dedica a tareas administrativas y a elaborar informes de gestión. Automatizar el reporting de la gestión de los RRHH generaría una mejora de la productividad muy significativa y se podría dedicar más tiempo al análisis y a la toma de decisiones, en lugar de preparar y actualizar hojas de cálculo que alimenten un cuadro de mando.

Hacer que los datos nos cuenten una historia permitiría que los responsables de RRHH puedan dedicar sus esfuerzos a, por ejemplo, valorar cuáles son los mejores procesos o metodologías de selección. El departamento de RRHH podría entender por qué la rotación está aumentando o porqué el absentismo ha aumentado en una determinada línea de negocio. Este análisis de los métodos de reclutamiento pasaría a convertirse en algo fundamental. El uso de cuadros de mando y analíticas de RRHH es un activo y una ayuda para tomar decisiones.

Una herramienta de comunicación

La visualización de datos hace posible transmitir mensajes claros y simples. Esta capacidad de presentar análisis rápidamente es un activo para los defensores de los/las responsables de RRHH. Especialmente cuando se presentan a los Comités de Dirección y a nivel interno en sus propios departamentos.
 
Las herramientas de visualización de datos permiten transmitir información compleja de forma pedagógica. Todo el mundo comprende las comparativas en gráficos de barras y las tendencias o la evolución en gráficos de líneas. "Una imagen vale más que mil palabras". Estas herramientas no dejan lugar para la interpretación del dato.

Tomemos el ejemplo de un servicio que justifica un elevado ratio de rotación a las condiciones del mercado laboral. Su argumento ya no es válido si se compara con el volumen de negocios de otros servicios y datos de mercado que demuestran lo contrario. La analítica coloca los hechos en el centro de las “discusiones” de los equipos de Dirección. El diálogo se vuelve constructivo porque se basa en hechos concretos y objetivos.

RRHH y TI, una colaboración esencial

Los departamentos de RRHH y de TI (tecnologías de la información) necesitan aprender a trabajar juntos. La digitalización de documentos como las nóminas y la gestión de permisos, vacaciones y bajas, además de la formación online (no presencial), está acercando a estos dos departamentos. Estos proyectos complejos cuyo ámbito es toda la empresa necesitan del apoyo técnico del departamento de TI y del conocimiento y de la experiencia del departamento de RRHH.

De la misma manera, las herramientas de reporting de RRHH necesitan de las mismas capacidades y habilidades. De hecho, proyectos de automatización de procesos o de cuadro de mando de RRHH deben ser enfocados y definidos en cuanto al output generado (valor añadido) por el equipo funcional del departamento, pero su implementación pasa por el departamento de TI. El éxito de estos proyectos es proporcional a la excelencia en la colaboración entre ambos departamentos.

RRHH se ha convertido en un departamento muy técnico

Los directores de RRHH deben ser capaces de responder preguntas importantes de su área, de identificar nuevas tendencias y de anticiparse a los riesgos. La comparativa entre varias tablas de datos en bruto sobre demografía, rotación o absentismo requiere un esfuerzo de abstracción y de memoria que ya no se puede alcanzar a partir de una cierta cantidad de datos. Con las herramientas de visualización de datos, los responsables de departamento acceden a datos que ya se han comparado, ordenado y puesto en perspectiva:

¡Ya pueden centrarse en la toma de decisiones!

Esta automatización de la transformación de los datos está cambiando gradualmente el departamento de recursos humanos en un departamento analítico e incluso tecnológico. Es un departamento que probablemente está experimentando más cambios y disrupciones. Sensible al entorno legislativo, interno y tecnológico, este área debe adaptarse constantemente a las innovaciones. La aparición de la analítica de Big Data está transformando el área de Recursos Humanos una vez más.
 
La analítica en RRHH a través de cuadros de mando, de visualizaciones de KPIs o de reporting interactivos ayuda a mejorar la toma de decisiones. Aportan conocimiento así como el desarrollo de la estrategia de recursos humanos. Este análisis de datos permite a las organizaciones comprender mejor los problemas de cada negocio, establecer objetivos y optimizar procesos. Este avance tecnológico es un salto adelante muy importante. La información es transparente y comprensible para todos.

¡ El departamento de RRHH nunca ha tenido tanto potencial de mejora !

En Visualpoint Analytics ayudamos a extender la cultura de HR analytics y del Big Data a los empleados del Departamento de RRHH sin necesidad de que sean especialista en TI. Ayudamos a diseñar y a poner en marcha la plataforma de BI (análisis, visualizaciones, cuadro de mando, reporting de gestión interactivo y seguimiento de KPIs) y a seleccionar el mejor solución de HR que automatice los procesos de RRHH.

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